Wie die Akteninventur einfach wird6928740

Am Anfang des Jahres sollte auch eine Akteninventur auf dem Programm stehen. Dabei ist zu entscheiden welche Akten vernichtet werden sollten und welche weiterhin aufbewahrt werden sollen. Entscheidend sind hierbei die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Belege und Akten. Ist die Aufbewahrungsfrist für Aktenbestände abgelaufen sollten sie der Vernichtung zugeführt werden. Zusätzlich zur Vernichtung der Altakten müssen die Akten des letzten Jahres ins Archiv eingeordnet werden, hier stellt sich die Frage, ob das bisherige Ordnungsmittel ins Archiv eingelagert wird oder eine Überführung in andere Ordnungsmittel wie z.B. Archivboxen oder Abheftbügel von Nöten ist. Die Überführungsfrage ist vor allem eine Frage von Volumen und Preis. Eine Entscheidung für das bestehende Ordnungsmittel sollte fallen, wenn nur wenige Akten angefallen sind.

Weiter ist auch die Frage was mit alten Ordnern gemacht werden soll, diese können solang sie noch in einem gutem Zustand sind wiederverwendet werden. In dem ein neues Ordnerrückenschild aufgebracht wrid. Bei der Beantwortung Wiederverwertung ja oder nein sollte man auch auf das Image seines Unternehmens achten, nicht wirkt abschreckender als alte und schmuddelige Aktenordner im Schrank. Bei der Beurteilung des Zustandes eines Ordners sollte man nicht nur auf die äußeren Werte achten, sondern auch kontrollieren ob die Ordnermechanik in tadelosem Zustand ist. Die Öffnungs- und Schließbeanspruchung entscheidet maßgebend über die Lebensdauer eines Ordners, während Markenordner oft mehrere Jahre wiederverwendet werden können, sind günstigere Ordner, wie der Grüne Balken Ordner,  oft schon nach einem Jahr kaputt. Ein wichtiges Element für die Wiederverwertung von Ordnern ist die Güte der Ordnermechanik, hier unterscheidet man Hebel- und Ringmechanik. Für langlebigkeit steht die Hebelmechanik, sie ist für viele Öffnungs- und Schließzyklen geeignet und auch in den meisten Ordnern recht Robust. Ringmechaniken sind in der Regel nicht sehr Robust, bieten aber Bedienbarkeitsvorteile, da sie von links und rechts bedienbar ist. Dies ist ein großer Nachteil der Hebelmechanik, dem wirkt der Leitz Ordner mit einer speziellen 180-grad Hebelmechanik entgegen, diese kann von links und rechts bedient werden.

Soll ein Ordner Wiederverwertet werden, braucht er ein schönes neues Ordnerrückenschild. Bei wecchselbaren Rückenschild, muss das alte einfach entfernt werden und durch ein neues ausgetauscht werden. Ist der Ordner nicht für die Wiederverwendung vorgesehen muss ein neues Ordneretikett aufgebracht werden. Vorteil von Ordneretiketten ist, dass sie mit Datentechnik bedruckbar sind. Einige Ordneretiketten sind sogar ablösbar.

Für die Wiederverwendung sollten Ordner geschont werden, zur Schonung der Ordner sollten Sie einen geraden stand haben. Bei der Archivierung von Ordnern empfiehlt sich die Verstauung der Ordner in Archivboxen, diese Schützen den Ordner vor Belastungen wie Staub.

Wer nicht möchte, dass die teuren Ordner im Archiv verotten, hat auch die Chance am Ende des Jahres die Akten aus den Ordnern in einem sogenannten Abheftbügel zu verstauen. Mit Abheftbügeln lassen sich riesige Aktenberge verstauen und komprimieren. Der Vorteil gegenüber Ordnern ist, dass Abheftbügel wesentlich günstiger sind.Ein Abheftbügel kann mehr als das doppelte Volumen eines Aktenordners aufnehmen.

aufbewahrungsboxen