Akten richtig ablegen7686999

Zu Begin des Jahres sollte auch eine Akteninventur auf dem Programm stehen. Es ist dabei zu entscheiden was kann vernichtet werden und was müssen wir weiter aufbewahren. Entscheidend sind hierbei die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Belege und Akten. Akten die nicht mehr aufbewahrt werden müssen, müssen der Vernichtung zu geführt werden. Nicht nur die Vernichtung der Altaktenspielt bei der Akteninventur eine Rolle, so müssen die Akten des letzten Jahres ins Archiv eingeordnet werden, hier stellt sich die Frage, ob das bisherige Ordnungsmittel ins Archiv eingelagert wird oder eine Überführung in andere Ordnungsmittel wie z.B. Archivboxen oder Abheftbügel von Nöten ist. Die Überführungsfrage ist vor allem eine Frage von Volumen und Preis. Wenn nur wenige Akten im Vorjahr angefallen sind, können diese im bestehenden Ordnungsmittel verbleiben.

Weiter ist auch die Frage was mit alten Ordnern gemacht werden soll, sollen Sie weg geschmissen werden oder soll man Sie mit einem neuen Ordnerrückenschild versehen wieder verwenden. Denn nichts wirkt abschreckender in einem Büro als alte abgenutzte Büromaterialien und Ordner. Deswegen sollte man je nach alter und Zustand eines Ordners entscheiden ob ein Ordner wiederverwendet wird. Die Öffnungs- und Schließbeanspruchung entscheidet maßgebend über die Lebensdauer eines Ordners, für Wiederverwendbarkeit sollten Markenordner eingesetzt werden, dagegen sind günstigere Ordner, wie der Grüne Balken Ordner, oft schon nach einem Jahr kaputt. Ein wichtiges Element für die Wiederverwertung von Ordnern ist die Güte der Ordnermechanik, unterschieden wird dabei zwischen Hebel- und Ringmechanik. Die Hebelmechanik ist dabei die langlebigere von beiden Mechaniken, durch ihre Robustheit ist die Hebelmechanik erste Wahl für bei vielen Öffnungs- und Schließzyklen. Ringmechaniken sind in der Regel nicht sehr Robust, bieten aber Bedienbarkeitsvorteile, da sowohl von links als auch rechts Dokumente abgehangen und Entnommen werden können. Dies ist ein großer Nachteil der Hebelmechanik, welchem der Leitz Ordner mit seiner 180-grad Hebelmechanik entgegen wirkt, diese kann von links und rechts bedient werden.

Ist die Entscheidung positiv für die Wiederverwertung eines Ordners, ist ein schönes neues Ordnerrückenschild notwendig. Besitz der Ordner ein wechselbares Rückenschild, muss das alte einfach entfernt werden und durch ein neues ausgetauscht werden. Wenn ein Ordner nicht für die Wiederverwendung produziert wrude, muss das Ordneretikett ausgetauscht werden. Das Gute an Ordneretiketten ist das Sie mit Datentechnik bedruckbar sind und somit den Ordner mit einer Akkuraten Beschriftung ziert. Einige Hersteller bieten sogar Etiketten an die wieder ablösbar sind.

Sollen Ordner lange verwendet werden sollte man sie Schonen, hierzu sollte darauf Geachtet werden dass die Aktenordner gerade stehen. Bei der Archivierung von Ordnern empfiehlt sich die Verstauung der Ordner in Archivboxen, diese Schützen den Ordner vor Belastungen wie Staub.

Wer die teuren Ordner nicht im Archiv verrotten möchte, kann Abheftbügel nutzen um Altakten zu archivieren. Mit Abheftbügeln sind riesige Aktenberge Verstau- und Komprimierbar. Der Vorteil gegenüber Ordnern ist, dass Abheftbügel wesentlich günstiger sind.Im weiteren kann in einem Abheftbügel mehr als doppelt soviel, wie in einem Ordner verstaut werden.

aufbewahrungsboxen