Akten richtig archviert5622534

Am Anfang des Jahres sollte auch eine Akteninventur auf dem Programm stehen. Zu Entscheiden ist welche Akten können weg und welche müssen weiter Aufbewahrt werden. Grundlage für die Aufbewahrungsentscheidung sollten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Akten und Belege sein. Archivbestände die nicht mehr aufbewahrt werden müssen, können vernichtet werden. Neben der Vernichtung der Altakten müssen die Akten des letzten Jahres ins Archiv überführt werden, dabei stellt sich die Frage, ob das bisherige Ordnungsmittel für die Einlagerung geeignet ist oder ob die Akten lieber in Archivboxen oder Abheftbügel überführt werden sollten. Die Überführungsfrage ist vor allem eine Frage von Volumen und Preis. Sind im Vorjahr wenige Belege angefallen so empfiehlt sich die Akten in Ihrem bestehenden Ordnungsmittel bleiben.

Weiter ist auch die Frage was mit alten Ordnern gemacht werden soll, diese können solang sie noch in einem gutem Zustand sind wiederverwendet werden. In dem ein neues Ordnerrückenschild aufgebracht wrid. Bei der Beantwortung Wiederverwertung ja oder nein sollte man auch auf das Image seines Unternehmens achten, nicht wirkt abschreckender als alte und schmuddelige Aktenordner im Schrank. Deswegen sollte man je nach alter und Zustand eines Ordners entscheiden ob ein Ordner wiederverwendet wird. Die Öffnungs- und Schließbeanspruchung entscheidet maßgebend über die Lebensdauer eines Ordners, während Markenordner oft mehrere Jahre wiederverwendet werden können, sind ihre günstigen Kollegen die Grünen Balken Ordner schon nach kurzer Zeit nicht mehr verwendbar. Ein wichtiges Element für die Wiederverwertung von Ordnern ist die Güte der Ordnermechanik, unterschieden wird dabei zwischen Hebel- und Ringmechanik. Für langlebigkeit steht die Hebelmechanik, welche für sehr viele Öffnungs- und Schließzyklen geeignet ist und wesentlich robuster als die Ringmechanik ist. Ringmechaniken sind in der Regel nicht sehr Robust, bieten aber Vorteile in der Bedienung, da sie von links und rechts bedienbar ist. Die Bedienbarkeit von Links stellt einen großen Nachteil der Hebelmechanik dar, dem wirkt der Leitz Ordner mit einer speziellen 180-grad Hebelmechanik entgegen, so ist eine Bedienung von beiden Seiten möglich.

Soll ein Ordner Wiederverwertet werden, ist ein schönes neues Ordnerrückenschild notwendig. Besitz der Ordner ein wechselbares Rückenschild, ist der austausch einfach. Wenn ein Ordner nicht für die Wiederverwendung produziert wrude, muss das Ordneretikett ausgetauscht werden. Das Gute an Ordneretiketten ist das Sie mit Datentechnik bedruckbar sind und somit den Ordner mit einer Akkuraten Beschriftung ziert. Einige Ordneretiketten sind sogar ablösbar.

Jedoch sollte man Ordner schonen damit man Sie wiederverwerten kann, zur Schonung der Ordner sollten Sie einen geraden stand haben. Um Ordner bei der Archivierung zu Schützen sollte man Archivboxen verwenden, diese Schützen den Ordner vor Belastungen wie Staub.

Wer nicht möchte, dass die teuren Ordner im Archiv verotten, kann Abheftbügel nutzen um Altakten zu archivieren. Mit Abheftbügeln lassen sich riesige Aktenberge verstauen und komprimieren. Der Vorteil gegenüber Ordnern ist, dass Abheftbügel wesentlich günstiger sind.Im weiteren kann in einem Abheftbügel mehr als doppelt soviel, wie in einem Ordner verstaut werden.

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