Archivierung leicht gemacht5192364

Zum Jahresstart sollte man eine Akteninventur durchführen. Zu Entscheiden ist welche Akten können weg und welche müssen weiter Aufbewahrt werden. Grundlage für die Aufbewahrungsentscheidung sollten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Akten und Belege sein. Akten die nicht mehr aufbewahrt werden müssen, müssen der Vernichtung zu geführt werden. Nicht nur die Vernichtung der Altaktenspielt bei der Akteninventur eine Rolle, so müssen die Akten des letzten Jahres ins Archiv überführt werden, dabei ist die Frage, ob sie in Ihrem bisherigen Ordnungsmittel verbleiben oder ob sie für die Altablage in andere günstigere Behältnisse, wie Archivboxen oder Abheftbügel überführt werden sollten. Dies ist vor allem eine Preisfrage und eine Frage des zu Archivierenden Volumen. Eine Entscheidung für das bestehende Ordnungsmittel sollte fallen, wenn nur wenige Akten angefallen sind.

Problematisch ist auch die Frage was man mit den Altordnern machen soll, sollen Sie weg geschmissen werden oder soll man Sie mit einem neuen Ordnerrückenschild versehen wieder verwenden. Bei der Beantwortung Wiederverwertung ja oder nein sollte man auch auf das Image seines Unternehmens achten, nicht wirkt abschreckender als alte und schmuddelige Aktenordner im Schrank. Deswegen sollte man je nach alter und Zustand eines Ordners entscheiden ob ein Ordner wiederverwendet wird. Entscheidend für die Langlebigkeit eines Aktenordners ist die Öffnungs- und Schließbeanspruchung, während Markenordner oft mehrere Jahre wiederverwendet werden können, sind ihre günstigen Kollegen die Grünen Balken Ordner schon nach kurzer Zeit nicht mehr verwendbar. Merkmal für die Wiederverwendbarkeit von Aktenordnern stellt die Qualität der Ordnermechanik dar, unterschieden wird dabei zwischen Hebel- und Ringmechanik. Für langlebigkeit steht die Hebelmechanik, welche für sehr viele Öffnungs- und Schließzyklen geeignet ist und wesentlich robuster als die Ringmechanik ist. Ringmechaniken sind in der Regel nicht sehr Robust, bieten aber Bedienbarkeitsvorteile, da sie von links und rechts bedienbar ist. Dies ist ein großer Nachteil der Hebelmechanik, dem wirkt der Leitz Ordner mit einer speziellen 180-grad Hebelmechanik entgegen, diese kann von links und rechts bedient werden.

Soll ein Ordner Wiederverwertet werden, braucht er ein schönes neues Ordnerrückenschild. Bei wecchselbaren Rückenschild, muss das alte einfach entfernt werden und durch ein neues ausgetauscht werden. Wenn ein Ordner nicht für die Wiederverwendung produziert wrude, muss das Ordneretikett ausgetauscht werden. Vorteil von Ordneretiketten ist, dass sie mit Datentechnik bedruckbar sind. Einige Hersteller bieten sogar Etiketten an die wieder ablösbar sind.

Für die Wiederverwendung sollten Ordner geschont werden, hierzu sollte darauf Geachtet werden dass die Aktenordner gerade stehen. Um Ordner bei der Archivierung zu Schützen sollte man Archivboxen verwenden, in diesen werden sie vor den Belastungen des Archivs wie Staub und so weiter perfekt geschützt.

Wer die teuren Ordner nicht im Archiv verrotten möchte, kann die Akten aus den Ordnern in Abheftbügel überführen. Damit sind riesige Aktenberge Verstau- und Komprimierbar. Der Vorteil gegenüber Ordnern ist, dass Abheftbügel wesentlich günstiger sind.Ein Abheftbügel kann mehr als das doppelte Volumen eines Aktenordners aufnehmen.

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