Archivierung leicht gemacht6345535

Am Jahresanfang sollte man eine Akteninventur durchführen. Es ist dabei zu entscheiden was kann vernichtet werden und was müssen wir weiter aufbewahren. Grundlage für die Aufbewahrungsentscheidung sollten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Akten und Belege sein. Ist die Aufbewahrungsfrist für Aktenbestände abgelaufen sollten sie der Vernichtung zugeführt werden. Neben der Vernichtung der alten Akten müssen die Akten des letzten Jahres archiviert werden, hier stellt sich die Frage, ob sie in Ihrem bisherigen Ordnungsmittel verbleiben oder ob sie für die Altablage in andere günstigere Behältnisse, wie Archivboxen oder Abheftbügel überführt werden sollten. Die Überführung der Akten macht besonders Sinn bei großen Aktenvolumen. Wenn nur wenige Akten im Vorjahr angefallen sind, können diese im bestehenden Ordnungsmittel verbleiben.

Weiter ist auch die Frage was mit alten Ordnern gemacht werden soll, diese können solang sie noch in einem gutem Zustand sind wiederverwendet werden. In dem ein neues Ordnerrückenschild aufgebracht wrid. Bei der Beantwortung Wiederverwertung ja oder nein sollte man auch auf das Image seines Unternehmens achten, nicht wirkt abschreckender als alte und schmuddelige Aktenordner im Schrank. Deswegen sollte man je nach alter und Zustand eines Ordners entscheiden ob ein Ordner wiederverwendet wird. Maßgeblich für die Langlebigkeit von Ordnern ist die Behandlung des Ordners und die Öffnungs- und Schließbeanspruchung, für Wiederverwendbarkeit sollten Markenordner eingesetzt werden, dagegen sind günstigere Ordner, wie der Grüne Balken Ordner, oft schon nach einem Jahr kaputt. Ein wichtiges Element für die Wiederverwertung von Ordnern ist die Güte der Ordnermechanik, unterschieden wird dabei zwischen Hebel- und Ringmechanik. Die Hebelmechanik ist dabei die langlebigere von beiden Mechaniken, durch ihre Robustheit ist die Hebelmechanik erste Wahl für bei vielen Öffnungs- und Schließzyklen. Eine Ringmechanik hingegen ist nicht so Robust, bietet aber Bedienbarkeitsvorteile, da sowohl von links als auch rechts Dokumente abgehangen und Entnommen werden können. Die Bedienbarkeit von Links stellt einen großen Nachteil der Hebelmechanik dar, welchem der Leitz Ordner mit seiner 180-grad Hebelmechanik entgegen wirkt, so können auch bei Hebelmechanik von beiden Seiten Akten abgehangen werden.

Soll ein Ordner Wiederverwertet werden, braucht er ein schönes neues Ordnerrückenschild. Bei wecchselbaren Rückenschild, ist der austausch einfach. Wenn ein Ordner nicht für die Wiederverwendung produziert wrude, muss das Ordneretikett ausgetauscht werden. Vorteil von Ordneretiketten ist, dass sie mit Datentechnik bedruckbar sind. Einige Hersteller bieten sogar Etiketten an die wieder ablösbar sind.

Jedoch sollte man Ordner schonen damit man Sie wiederverwerten kann, zur Schonung der Ordner sollten Sie einen geraden stand haben. Um Ordner bei der Archivierung zu Schützen sollte man Archivboxen verwenden, diese Schützen den Ordner vor Belastungen wie Staub.

Wer die teuren Ordner nicht im Archiv verrotten möchte, kann die Akten aus den Ordnern in Abheftbügel überführen. Damit sind riesige Aktenberge Verstau- und Komprimierbar. Im Gegensatz zur Archivierung von Ordnern sind diese Abheftbügel günstiger und sparen platz.Ein Abheftbügel kann mehr als das doppelte Volumen eines Aktenordners aufnehmen.

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